Personvernerklæring
WinCom driver bedrifter på vegne av kundene sine. Det betyr at vi behandler både opplysninger om deg som bruker og opplysninger din bedrift legger inn om sine egne kunder og ansatte. Denne erklæringen sier hva vi lagrer, hvor det ligger, hvem som får se det, og hva du kan kreve.
To roller — og hvorfor det betyr noe for deg
For din egen konto (navn, e-post, innlogging, betaling) er WinCom behandlingsansvarlig: vi bestemmer hva som lagres og hvorfor.
For dataene bedriften din legger inn — kundekontakter, samtaler, e-post, dokumenter, regnskap — er bedriften din behandlingsansvarlig, og WinCom er databehandler. Vi behandler dem kun etter bedriftens instruks, aldri til egne formål, og aldri for å trene AI-modeller.
1. Hvem er vi
WinCom Solutions (enkeltpersonforetak), organisasjonsnummer 938 186 839, Sørumsand, Norge. Kontakt for personvernspørsmål: personvern@wincom.ai.
2. Hva vi behandler
| Kategori | Hva det er | Hvorfor |
|---|---|---|
| Konto | Navn, e-postadresse, passord (lagret som kryptografisk hash — aldri i klartekst), språk- og visningsvalg | Gi deg tilgang, holde økten din trygg |
| Bedriften din | Organisasjonskart, roller, ansatte, oppgaver, prosjekter, dokumenter | Å faktisk drive bedriften du har satt opp |
| Kontakter og kunder (CRM) | Navn, telefonnummer, e-post, notater og historikk om personer din bedrift er i kontakt med | Salg, kundeservice og oppfølging på bedriftens vegne |
| Samtaler | Anropslogg (nummer, tidspunkt, varighet, utfall) og samtalesammendrag der telefoni er i bruk | Dokumentere hva som ble sagt og avtalt |
| E-post | Meldinger fra postkassene bedriften selv har koblet til | Å lese, svare og følge opp på bedriftens vegne |
| Regnskap og bilag | Bilag, fakturaer, hovedbok — inkludert selve bilagsfilen (bilde/PDF) | Bokføring, og lovpålagt oppbevaring |
| Tilkoblinger | Nøkler og passord til tjenester bedriften kobler til (telefoni, e-post, betaling, regnskap) | Å utføre arbeidet du har bedt om, i dine egne kontoer |
| Bruk og drift | AI-forbruk per bedrift, revisjonslogg over hvem som gjorde hva, tekniske logger | Kostnadskontroll, sikkerhet og feilsøking |
| Varsler | Enhets-token for push, hvis du slår på varsler i appen | Å nå deg på telefonen når noe faktisk har skjedd |
| Venteliste | Navn, bedrift, organisasjonsnummer (hvis du oppgir det), e-post og hva du trenger hjelp til — når du skriver deg på ventelista til WinCom GO! | Å invitere deg når det er plass, og følge deg opp som mulig kunde. Slettes 12 måneder etter siste hendelse hvis du ikke blir invitert |
Vi samler ikke inn opplysninger for annonsering, vi selger ingenting videre, og vi sporer deg ikke på tvers av andre nettsteder.
Kontoutskrift og abonnementer i GO! Privat
Kontoutskriften din brukes bare for deg. Den deles aldri med noen, selges aldri, og brukes ikke til noe annet enn det du selv har valgt.
- Du velger selv, hvert for seg, hva den får brukes til: å finne abonnementer og faste trekk, å fordele forbruket på kategorier, og om assistenten får se oppsummeringer. Ingenting er valgt før du velger, og du kan endre valgene når som helst.
- Velger du bare abonnementer, leses kontoutskriften én gang, og linjene forkastes med en gang. Bare forslagene blir igjen (mottaker, beløp, hvor ofte og siste dato). Slår du av kategoriseringen, slettes linjene som er lagret.
- Abonnementene finnes med faste regler (samme mottaker, omtrent samme beløp, fast intervall), ikke med KI. Laster du opp en PDF eller et bilde i stedet for en CSV-fil, leses den av KI-modellen bare for å få ut linjene.
- Dataene ligger på deg som person, ikke på et selskap. En arbeidsgiver ser dem ikke, og de er ikke med i selskapskopien. De slettes når du sletter kontoen.
3. Hvordan det er sikret
- Nøkler og passord til tredjepartstjenester krypteres (AES-256-GCM) før de lagres, og vises aldri i klartekst igjen — heller ikke for oss.
- Hver bedrift er isolert. Alle data er knyttet til én bedrift, og hver forespørsel avgjør tilhørighet ut fra den innloggede brukeren — aldri ut fra noe klienten selv kan oppgi.
- Passord lagres som hash (bcrypt), aldri som tekst.
- All trafikk går over HTTPS. Økten din bæres av en
httpOnly-informasjonskapsel som JavaScript i nettleseren ikke kan lese. - I appen ligger innloggingen i telefonens Keychain (iOS) / Keystore (Android).
4. Hvor dataene ligger
Driftsmiljøet står hos Hetzner Online GmbH i Nürnberg, Tyskland — altså innenfor EU/EØS. Enkelte underleverandører (se punkt 5) behandler data utenfor EØS; da skjer overføringen på EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (SCC).
5. Hvem andre er involvert (underleverandører)
Vi bruker et lite, bevisst utvalg. Flere av dem er valgfrie — de brukes bare hvis bedriften din selv kobler dem på. Kanonisk datert liste: app.wincom.ai/underleverandorer (utkast). Endring loggføres. Varsel i appen til eierne, med 30 dagers innsigelsesfrist (GDPR art. 28 nr. 2), er bygget, men ikke slått på ennå:
| Leverandør | Rolle | Når |
|---|---|---|
| Hetzner Online (DE) | Servere og lagring | Alltid |
| Anthropic (US) | AI-modellen kollegaene tenker med | Alltid. Innhold sendt til modellen brukes ikke til å trene den |
| OpenAI (US) | Sanntidsstemme på telefon (Realtime) | Kun ved telefoni med sanntidsstemme |
| xAI (US) | AI-modellen for roller som er satt til å kjøre på xAI-motoren: samtalen, verktøyresultatene og vedleggene rollen arbeider med, og stemmen når den snakker (tale til tale og tekst til tale). Vi ber xAI om ikke å lagre samtalen (store: false). | Bare for roller som er satt til xAI-motoren |
| Higgsfield (US) | Bildegenerering når bedriften lager bilder med Higgsfield: bildebeskrivelsen brukeren skriver, og bildet som kommer tilbake. | Bare når bedriften lager bilder med Higgsfield |
| Twilio (US/EU) | Telefoni | Kun med bedriftens egen Twilio-konto |
| ElevenLabs / Deepgram (US) | Tale ut og tale til tekst | Kun ved bruk av stemme-funksjoner |
| Google (Workspace/Gmail) eller egen e-posttjener | E-post | Kun med tilkoblet postkasse |
| Betalingsformidler (kategori) | Betaling og fakturering — se underleverandørlista for gjeldende formidler(e). Revolut (WinComs innbetalinger) og Stripe (kundens egen, når valgt) er egne linjer der. | Når betalingsfunksjoner brukes. Kanonisk liste: app.wincom.ai/underleverandorer (utkast). |
| Tavily (US) | Nett-research for kollegaene | Kun når research brukes |
| Expo / Apple (APNs) / Google (FCM) | Levering av push-varsler | Kun hvis du slår på varsler |
| Fiken / Tripletex | Regnskapsintegrasjon | Kun hvis bedriften kobler dem på |
| Postmark (US) | Leveringsstatus for utgående system-e-post (bounce/klage) | Når systemet sender e-post via Postmark |
| HubSpot (US/EU) | Bedriftens egen CRM-tilkobling: kontakten (navn, telefon, e-post) og utfallet av en kampanjesamtale, med det siste kunden sa, legges på kontakten i bedriftens egen HubSpot | Bare når bedriften kobler til sin egen HubSpot-konto |
| Migadu (CH) | E-postkassene på wincom.ai: e-post du sender til en @wincom.ai-adresse (for eksempel personvern@wincom.ai) tas imot og lagres der | Når du sender e-post til en @wincom.ai-adresse |
| Apple (iCloud Drive) (US/EU) | Lagring av krypterte sikkerhetskopier av hele plattformen (én per døgn, de to nyeste beholdes). Apple har ikke nøkkelen. | Alltid |
6. Hvor lenge vi lagrer
- Så lenge kontoen er aktiv. Data slettes når bedriften sletter dem, eller når kontoen avsluttes.
- Regnskapsbilag i 5 år etter regnskapsårets slutt — dette er lovpålagt (bokføringsloven), og går foran en slettebegjæring for akkurat disse dokumentene.
- Tekniske logger og revisjonsspor beholdes i en begrenset periode for sikkerhet og feilsøking.
- Oppføringer på ventelista: slettes automatisk 12 måneder etter siste hendelse (påmelding, invitasjon eller registrering). Vil du av lista før, skriver du til personvern@wincom.ai. Når du skriver deg på, registreres du også som mulig kunde i kunderegisteret vårt, så vi kan følge deg opp; den oppføringen slettes på samme måte når du ber om det.
7. Rettighetene dine
Du kan kreve innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og å protestere mot behandlingen. Kontakt oss på personvern@wincom.ai — vi svarer innen 30 dager.
Du kan dra når du vil: i appen under Innstillinger → Sikkerhetskopi laster du ned alt selskapet har, og der står det hva du kan slette selv (Helse, Coach og Mitt kjøkken har hver sin «Slett alt»; eieren fjerner en bruker under Innstillinger → Team). Regnskapet og aktivitetshistorikken bevares fordi bokføringsloven krever det. Vil du avslutte hele selskapet, skriv til personvern@wincom.ai.
Er du kunde eller kontakt hos en bedrift som bruker WinCom, er det den bedriften som er behandlingsansvarlig for opplysningene om deg. Ta kontakt med dem; vi bistår dem med å oppfylle kravet ditt. WinCom har en innebygd sletteflyt for nettopp dette («retten til å bli glemt»), slik at bedriften kan gjennomføre det uten omveier.
Du kan klage til Datatilsynet (datatilsynet.no) hvis du mener vi behandler opplysninger feil.
8. Telefonsalg og reservasjon
Bruker bedriften tjenesten til å kontakte andre, er det bedriften som er avsender, og bedriften har ansvaret. Avmeldinger håndheves alltid automagisk. Sjekken mot Reservasjonsregisteret er av som standard: bedriften slår den på selv under Innstillinger → Telefoni, stemme & regler → DNC-regler, og det er bedriften som har ansvaret for å følge reglene for telefonsalg der den ringer. Når sjekken er på, blir et salgsanrop til et reservert norsk nummer blokkert — med mindre det finnes et eksisterende kundeforhold eller et uttrykkelig samtykke — og anropet stoppes også når registeret aldri er hentet eller er for gammelt.
9. Google-brukerdata — begrenset bruk
Kobler du en Google-konto (for eksempel Gmail eller Google Kontakter), behandles dataene derfra etter Google API Services User Data Policy, inkludert kravene om Limited Use kravene. Konkret betyr det:
- Vi bruker dataene bare til å levere og forbedre de funksjonene du selv har bedt om og som er synlige i tjenesten — å lese innboksen din i WinCom, og å sende eller svare på e-post på dine vegne.
- Vi selger dem aldri, og overfører dem ikke videre — bortsett fra der det er nødvendig for å levere eller forbedre nettopp disse funksjonene, der loven krever det, eller ved en fusjon eller et virksomhetssalg der du varsles på forhånd.
- Vi bruker dem aldri til annonser — hverken til å vise, målrette eller tilpasse dem.
- Ingen mennesker leser dem — heller ikke hos oss. Unntakene er de Google tillater: at du uttrykkelig ber oss se på en konkret melding, at det er nødvendig av sikkerhetshensyn eller for å etterleve loven, eller at dataene er aggregerte og anonymiserte for intern drift.
Du kan trekke tilbake tilgangen når som helst — i WinCom under Min innboks, eller direkte i Google-kontoen din under «Tredjepartsapper med kontotilgang». Da slettes tokenet vårt, og vi mister tilgangen umiddelbart.
10. Snakker du med et menneske eller en AI?
Kollegaene vi leverer i WinCom Go! er AI. Blir du spurt direkte, skal de svare ærlig på at de er det — å påstå noe annet er i strid med både reglene våre og loven.
11. Informasjonskapsler
Vi bruker ingen informasjonskapsler til sporing, analyse eller annonsering. Den eneste som settes, er en teknisk innloggingskapsel som holder deg innlogget.
12. Endringer
Endrer vi denne erklæringen på en måte som betyr noe for deg, varsler vi deg i tjenesten før endringen trer i kraft. Datoen øverst viser når den sist ble oppdatert.